Brzo in het digitale tijdperk: durft de inspectie de uitdaging aan?

11 juli 2019 door
Viola van Pelt-van Staalduinen

De wereld om ons heen digitaliseert in rap tempo. Ook binnen bedrijven zie ik steeds meer applicaties verschijnen om processen te borgen. Waren het een aantal jaar geleden de productieprocessen die geautomatiseerd werden, nu vinden ook managementprocessen meer en meer een plek in ons dagelijks werk in de vorm van softwaretoepassingen. Bij bedrijven die binnen het Besluit risico's zware ongevallen (Brzo) vallen, is dit niet anders. Zij brengen onderdelen van het veiligheidsbeheerssysteem (VBS) steeds vaker onder in digitale systemen die de processen ondersteunen.

Digitale onderhoudssystemen

Veel (Brzo-)bedrijven hebben van oudsher een digitaal onderhoudssysteem. Wie kent Maximo, SAP of een van de andere systemen niet? Deze systemen worden nu uitgebreid met toepassingen voor het melden en afhandelen van incidenten, het opvolgen van acties en het beheersen van wijzigingen. Allemaal met als doel de werkwijze te standaardiseren en de medewerker te ondersteunen bij het uitvoeren van zijn / haar taak.

Vanuit het Brzo worden voor de beheersing van deze processen procedures verlangd. Nu rijst de vraag of met de opkomst van digitale procesbeheersing nog een papieren procedure noodzakelijk is om aan de eisen van het veiligheidsbeheerssysteem (VBS) vanuit het Brzo te voldoen.

Definitie van procedure

Om deze vraag te beantwoorden, is de definitie van het woord ‘procedure’, zoals genoemd in het Brzo, van belang. In het Besluit, de Regeling risico’s zware ongevallen (Rrzo), in Seveso III, de Europese grondlegger van het Brzo, en in de NTA 8620 wordt geen definitie van het begrip gegeven. Met Van Dale komen we iets verder:
Procedure (de; v(m); meervoud: procedures)

  1. Werkwijze, methode
  2. Proces

De Cambridge Dictionairy geeft als uitleg van het Engelse ‘procedure’:
Procedure (noun) - 1. A set of actions that is the official or accepted way of doing something.

Met andere woorden: een aantal acties die samen de officiële of geaccepteerde manier van werken vormen. In deze definities is niet opgenomen hoe de acties vastgelegd dienen te worden.

Risico’s beheersen

Als we kijken naar de doelstelling van het Brzo, dan is deze regelgeving in het leven geroepen om zware ongevallen met gevaarlijke stoffen te voorkomen en te beheersen. Om dit te kunnen doen, is het zaak om risico’s te beheersen. Risico’s beheers je door de gevaren van geïdentificeerde processen te bepalen, deze om te zetten naar risico’s en deze risico’s vervolgens te beheersen. Binnen het Brzo zijn een aantal risicovolle (organisatorische) processen al geïdentificeerd en opgenomen in de VBS-elementen, zoals het omgaan met wijzigingen en het organiseren van onderhoud aan installaties. Voor Brzo-bedrijven komt het dus voornamelijk aan op het beheersen van de risico’s van de organisatorische processen die tot zware ongevallen met gevaarlijke stoffen kunnen leiden.

Beheersen vanuit VBS

Processen kunnen op verschillende manieren beheerst worden. Binnen de ISO-normen komt hier een drie-eenheid in terug: automatisering, documentatie en competente medewerkers. Deze kunnen allen in meer of mindere mate ingezet worden om processen te beheersen. Een bedrijf kiest zelf een zwaartepunt uit, passend bij het bedrijf. Dit zwaartepunt kan veranderen in de loop der jaren. De toename in automatisering van processen is hier een voorbeeld van. In mijn optiek kun je ervoor kiezen om processen vanuit de VBS-elementen te beheersen door digitale applicaties te gebruiken. En daarnaast te zorgen voor competente medewerkers, zonder daar nog een gedocumenteerde, dus papieren, procedure naast te hebben. De werkwijze is immers vastgelegd in de applicatie en medewerkers kunnen de werking van de procedure toelichten en aantonen dat ze volgens deze procedure werken. Op deze manier wordt volgens mij invulling gegeven aan de vereisten van het VBS volgens het Brzo.

In de praktijk

In het Brzo in artikel 7 lid 6 staat “(…) het preventiebeleid voor zware ongevallen wordt uitgevoerd met (…), en met passende middelen en structuren die evenredig zijn aan de gevaren van zware ongevallen, de complexiteit van de organisatie of de activiteiten van de inrichting.” Een Brzo-bedrijven mag daarmee zelf kiezen welke middelen en structuren voor het bedrijf passend zijn en kiest in de tegenwoordige praktijk steeds meer voor een digitaal systeem.

Tijdens Brzo-inspecties merk ik echter dat inspecteurs voornamelijk nagaan of de papieren procedures aanwezig zijn. En of medewerkers deze ook toepassen en of de uitkomsten van de procedures ook aantoonbaar zijn. Het concept van het digitale tijdperk lijkt hier nog niet van toepassing te zijn.

Daarom mijn vraag aan alle Brzo-inspecteurs: gaat u mee met de digitale ontwikkelingen bij bedrijven en Brzo-bedrijven in het bijzonder? U ziet dat het Brzo mogelijkheden biedt tot interpretatie van het begrip procedure en dat digitale applicaties kunnen invulling geven aan dit begrip. Ik daag u daarom uit om in uw volgende Brzo-inspectie de aanwezige digitale applicaties te beoordelen als een procedure zoals bedoeld in het Brzo. Gaat u deze uitdaging aan?

 

Heeft u vragen naar aanleiding van dit blogartikel?

Onze adviseurs staan u graag te woord!

Viola van Pelt - van Staalduinen
T: +31 63 17 41 47 2
E:viola.vanstaalduinen@tauw.com
LinkedIn