Is uw veiligheidsbeheerssysteem up-to-date?

08 april 2021, Sandra van Schooten

Dit blogartikel is de vierde in een serie blogs waarin we telkens een ander inspectiethema belichten waar de Inspectie SZW (I-SZW) in 2021 verscherpt toezicht op houdt. In deze blog gaan we in op het hanteren van een actueel veiligheidsbeheerssysteem.

- Deze blog is op 8 april 2021 geactualiseerd -

I-SZW gaat ook dit jaar extra inzetten op het controleren van Brzo-bedrijven, met als één van de speerpunten een actueel veiligheidsbeheerssysteem (VBS). Schrik jij daar als HSE-manager van? Of denk je, kom maar op. Hoe bereid je je als bedrijf voor op Brzo-inspecties? Ver van tevoren, of last-minute? En wat is het uitgangspunt: als we een overtreding krijgen dealen we er wel mee, of: een overtreding is not done. Onze ervaring (TAUW) leert dat een goede voorbereiding zich terugbetaalt.

Manieren van voorbereiding

Bij mij thuis deed zich een tijdje geleden een situatie voor die kenmerkend is voor verschillende manieren van voorbereiden. Mijn dochter was toch best een beetje in paniek toen ze er achter kwam dat ze de dag erop een toets moest maken. Ze gooide haar tas op de kop, op zoek naar het bewuste werkblad dat ze nodig had om te leren. Maar helaas, ze kon het niet vinden. Snel appte ze een klasgenoot of zij een foto wilde doorsturen - lang leve het digitale tijdperk! Daarna heeft ze zich opgesloten in haar kamer, de volgende dag de toets gemaakt en net een voldoende gehaald. Een boel paniek en stress die voorkomen had kunnen worden. Mijn zoon daarentegen roept al de hele week ‘ik heb volgende week een toets en ik ga een 10 halen’. Het is een 9 geworden, maar omdat hij wist dat hij zijn zaakjes voor elkaar had, is het hem zonder stress gelukt.

Voorbereiding op inspectie: procesmatig en inhoudelijk

Een inspectie kun je goed voorbereiden door zelf de lead te nemen, bijvoorbeeld door een overzicht van de activiteiten en bevindingen van het afgelopen jaar te maken. En door aan te geven hoe het bedrijf met issues is omgegaan en wat er voor de korte én lange termijn op het programma staat. Hiermee laat je zien waar je mee bezig bent en worden inspecteurs meegenomen in het gedachteproces. Ze worden als het ware onderdeel van de reis. Door open te zijn, zet je een bepaalde sfeer neer en straal je uit dat je je zaken op orde hebt!

Natuurlijk is er ook de inhoudelijke voorbereiding op de inspectie. Hierbij is het verstandig om te focussen op de agenda van de inspectie, aangevuld met de speerpunten uit het jaarplan van bijvoorbeeld I-SZW.

Een actueel VBS

Het up-to-date hebben van het VBS is een speerpunt van inspectie SZW. Door vast te stellen wat de status is van het VBS en hier een actieplan voor op te stellen, heb je een concreet verhaal voor de inspectie.

Maar hoe stel je de status en een actieplan vast? Dit doe je door enerzijds te bepalen of aan alle feitelijke verplichtingen wordt voldaan. Anderzijds kan de status van het VBS beoordeeld worden op basis van het Plan-Do-Check-Act principe, waarbij het draait om de samenhang van alle afzonderlijke verplichtingen. Onze ervaring leert dat dit laatste best lastig is om te beoordelen. Kennis van de Deming-cirkel (PDCA-cirkel) en inzicht in de verschillende verbindingen tussen de verschillende VBS-elementen is hiervoor noodzakelijk.
 

Rust & focus

Met inzicht in de status van je VBS en een goede voorbereiding op de aankomende Brzo-inspectie, ontstaat er rust in de organisatie en kan ‘inspectiestress’ voorkomen worden. En dat betekent dat je je – ook in deze bijzondere Corona-tijd – kunt focussen op de écht belangrijke zaken: het voorkomen van (zware) ongevallen.


Wilt u meer weten over de Brzo en speerpunten van het I-SZW? Bezoek dan onderstaande webpagina.

 Ga naar de Brzo webpagina

Heeft u vragen over dit blogartikel?

Leg uw vraagstuk voor aan onze experts, wij adviseren graag.