Op zoek naar nieuwe manieren van samenwerken: de digitale Aanpak Duurzaam GWW

Begin dit jaar bezocht ik het Evenement Duurzaam GWW. Professor Jan Rotmans onderstreepte daar de urgentie van een Green Deal in deze tijd waarin duidelijk is hoe groot de voetafdruk van de mens op de natuur is. Hij gaf aan: “Een transitie om te komen tot een duurzamere wereld vindt niet plaats zonder chaos”. Ik denk dat dit - tot op zekere hoogte - ook van toepassing kan zijn op de huidige coronasituatie: door de ‘chaos’ die we ervaren doordat fysiek samenwerken niet gaat, moeten we snel nieuwe, creatieve en efficiënte werkvormen ontwikkelen.

 

Samenwerken, participatie en co-creatie

Samen met het Duurzaam GWW-team werk ik aan projecten waarbij samenwerking, participatie en co-creatie een grote rol spelen. We geven veel Ambitiewebsessies om projectspecifieke duurzaamheidsambities te bepalen en kansrijke maatregelen boven tafel te krijgen. Deze sessies zijn persoonlijk en creatief: we maken op een toegankelijke manier met elkaar kennis door te spreken over onze associaties (of juist “guilty pleasures”) op het gebied van duurzaamheid en we vullen een geprint ambitieweb in met gekleurde stickertjes. Uit dit proces ontstaan uiteindelijk ambities die op draagvlak kunnen rekenen en waartussen synergie bestaat. Zo creëren we 1 + 1 = 3 oplossingen.   

We moeten door!

Dit moment kunnen zulke bijeenkomsten fysiek helaas niet plaatsvinden. Maar uitstellen willen we ook niet, aangezien Tauw - net als circa 100 andere partijen (waaronder overheden, kennisinstellingen, aannemers en advies- en ingenieursbureaus) - de Green Deal GWW 2.0 heeft ondertekend. Hierin is afgesproken dat duurzaamheid vanaf eind dit jaar in alle GWW-projecten een integraal onderdeel moet zijn.

Die deadline komt in rap tempo dichterbij. Daarom willen we er in de resterende maanden van 2020 écht de schouders onder zetten. En dat vraagt om nieuwe – digitale – manieren van samenwerken.

Kansen in plaats van belemmeringen

Toen de eerste signalen ons bereikten dat corona onze manieren van samenwerken op lange termijn zou beïnvloeden, zijn we direct op zoek gegaan naar goede/veilige digitale tools en oplossingen die ons de mogelijkheid geven door te werken. Ook begon de razendsnelle uitwisseling van tips: want hoe borg je de ‘etherdiscipline’? En hoe leer je een groep (en de energiebalans in die groep) kennen als direct oogcontact niet mogelijk is? Samen wisselden we ervaringen uit en wat bleek: in plaats van dat we ons belemmerd voelden door het digitale samenwerken, zagen we juist veel nieuwe mogelijkheden!

Digitale Ambitiewebsessies

Allereerst hebben we een digitale vorm van een Ambitiewebsessie ontwikkeld. In zo’n sessie werken we met een combinatie van een communicatieprogramma als Teams of Skype en een digitaal whiteboard waarop alle deelnemers real time kunnen samenwerken. Alle stappen die in een fysieke sessie doorlopen worden, waaronder het invullen van het Ambitieweb en de brainstorm aan de hand van post-its, kunnen plaatsvinden op dit whiteboard. Digitale polls kunnen helpen om gezamenlijk tot een besluit te komen.

Voorbereiding is extra belangrijk bij zo’n digitale sessie: het verzamelen van gebieds- en projectkenmerken, bijvoorbeeld via de online Omgevingswijzer, zorgt voor efficiëntie en vergroot de effectiviteit.

Ambities verkennen op een hele nieuwe manier

Ook hebben we een digitaal alternatief voor Ambitiewebsessies ontwikkeld. Hierbij worden – aan de hand van een reeks van drie goed geplande en gestructureerde vragenlijsten – de projectspecifieke kenmerken, de problematiek en concrete maatregelen die invulling kunnen geven aan de projectambities, geïnventariseerd. Eén van de opdrachtgevers die hier enthousiast op reageerde was ProRail.

Belangrijk aandachtspunt is dat dit digitale alternatief voor Ambitiewebsessies het beste werkt bij opdrachtgevers die al enige ervaring hebben met het werken volgens de Aanpak Duurzaam GWW, aangezien deze werkwijze meer zelfstandigheid vereist. Een (digitaal) gesprek in klein comité over de interpretatie van de resultaten en het maken van besluiten blijft een vereiste om te komen tot een gedragen eindresultaat.

Digital is here to stay!

Over bovenstaande werkvormen hebben we eerder nooit nagedacht, simpelweg omdat de noodzaak er niet was. Maar de meerwaarde is overduidelijk en die houdt - als je het mij vraagt - ook na de coronasituatie stand. En misschien nog wel belangrijker, ook de deelnemers reageren erg positief! “Elk nadeel heeft zijn voordeel! Deze digitale sessie had fysiek niet beter gekund” schreef één van de deelnemers aan het einde van een sessie op zijn digitale post-it, compleet met een blij kijkende smiley.

Hoe kunnen wij u helpen?

Leg uw vraagstuk voor aan onze experts, wij adviseren graag.

Mirjam van der Plas
T: 06 31 74 14 74
E:mirjam.vanderplas@tauw.com
LinkedIn