PSU 2.0: écht instappen op een rijdende project-trein

Chantal Schrijver

Tauw heeft een prachtig project verworven in de contractvoorbereidingsfase, de N280 West wegvak Roermond. Bijzonder aan dit project is dat de provinciale gebiedsontsluitingsweg dwars door de drukke binnenstad gaat. Hierdoor zijn omgevingsmanagement en verkeersontsluiting van ondernemers, alsmede de verkeersdoorstroming tijdens de realisatie, essentieel. Het project heeft alles in zich om je direct na gunning te storten op de technische uitdagingen en het complexe omgevingsproces. 

Rijdende trein
Zoals vaak wordt ook hier Tauw als adviseur betrokken in een project dat al in volle gang is: dat noem ik de ‘rijdende project-trein’. Wij hebben in dit project voorgesteld specifiek tijd en aandacht te besteden aan de ‘opstap’ van Tauw op de ‘rijdende project-trein’ via een speciale project start up. Het uitvoeren van een project start up (PSU) is niet nieuw, maar wordt vaak vooral gebruikt voor operationele werkafspraken en technische inhoud. Maar wij beschouwen samenwerking in de keten als een belangrijker ingrediënt voor de start: immers, faalkosten in GWW-projecten worden voor het grootste deel veroorzaakt door gebrekkige communicatie en informatieverlies. Daarom is effectieve samenwerking in de keten belangrijk in het terugdringen van faalkosten. 

Project Start Up
In deze PSU is de aandacht vooral gericht geweest op de samenwerking. Niet alleen samenwerking tussen opdrachtgever en adviseur, maar ook de samenwerking binnen het kernteam van de opdrachtgever (co-opdrachtgeverschap gemeente en provincie) en de samenwerking met de omgeving en markt. 
In de PSU stonden de volgende zaken op de agenda:

  • Wie werken er samen: ontdekken counterparts op alle niveaus en communicatielijnen
  • Welke belangen zijn er: overeenkomsten en verschillen
  • Hoe willen we samenwerken, en….. wat als het tegenzit

De PSU leverde een aantal sterke resultaten op. Zo kwamen we tot een persoonlijke gebruiksaanwijzing (drijfveren, karakter) voor alle mensen in het kernteam. Na helderheid te krijgen in de taken en verantwoordelijkheden in het gehele team zijn de communicatielijnen besproken. De counterparts zijn hierbij met elkaar in gesprek gegaan. Zo gaf de projectmanager van de provincie aan dat hij niet houdt van verrassingen en radiostilte. Afgesproken is dat er (samen)gewerkt wordt bij de opdrachtgever ‘in huis’ en dat er voortgangsoverleggen zijn. Bovendien ontstond het idee om ook op het escalatieniveau periodiek contact te organiseren om de samenwerkingsthermometer te blijven bewaken.

Belangen
Daarnaast verwierven we inzicht in elkaars belangen binnen dit project. Dat leidde tot de constatering dat er veel overlap zit (gedeelde belangen). Tauw hecht waarde aan ontwikkeling op het vlak van duurzaamheid. Pas na het benoemen van dit Tauw-belang werd duidelijk dat dit ook een speerpunt was op politiek niveau bij zowel de provincie als de gemeente, waarvan op ambtelijk niveau nog geen duidelijke implementatie was uitgewerkt.   

Samenwerkingsprincipes
Tot slot kwamen we tot samenwerkingsprincipes. Naast afspraken over omgangsvormen (bijvoorbeeld eerst bellen, dan mailen) staan er belangrijke waarden bij die we willen hanteren (bijvoorbeeld mediavoorzichtigheid) en doelen die we niet uit het oog willen verliezen (bijvoorbeeld: we zijn trots op de regio en dit project). We hebben deze inmiddels op een poster gezet, zodat ze zichtbaar op ieders werkplek kunnen worden opgehangen.

De samenwerking is inmiddels 3 maanden onderweg. De samenwerkingsprincipes worden toegepast en er is regelmatig telefonisch informeel contact op managementniveau. Dit resulteert op operationeel niveau in een ontspannen sfeer. 

Vermindering faalkosten
Zijn deze afspraken nu echt zo bijzonder? Worden de faalkosten hiermee echt verminderd? Moeilijk te meten. Maar een prettige samenwerking met korte lijntjes is veel waard en zorgt dat de drempel om in gesprek te gaan als het even iets anders loopt dan verwacht, aanzienlijk is verlaagd.

Hoe kunnen wij u helpen?

Leg uw vraagstuk voor aan onze experts, wij adviseren graag.

Chantal Schrijver
T: +31 62 11 04 77 6
E:chantal.schrijver@tauw.com
LinkedIn