Managementsystemen: papieren tijger of hulphond?

Pieter Luiten

In mijn vakgebied, compliance consultant externe veiligheid, heb ik veel te maken met managementsystemen voor kwaliteit, milieu, arbeidsomstandigheden en veiligheid. Ik merk dat het systeem vaak als last wordt ervaren, in plaats van als hulpmiddel. Hoe kunnen we dit verbeteren?

Mijn eerste ervaring met managementsystemen heb ik opgedaan toen ik luchtemissiemetingen uitvoerde. Deze ervaring was niet positief, omdat het betreffende systeem ons belemmerde in de uitvoering van ons werk. Het systeem was voor ons gevoel vooral gericht op de administratieve handelingen. Het kwaliteitssysteem was voor ons een echte papieren tijger, bestaande uit dikke, niet te volgen boekwerken en (onduidelijke) instructies.

Van dik papierwerk naar handzame boekjes

Het kwaliteitssysteem werd pas een handig hulpmiddel toen wij het zelf herschreven tot simpele, korte documenten en heldere instructies. Alle overbodige poespas haalden we eruit. Hierdoor begon het ons te helpen om ons werk beter en reproduceerbaar uit te voeren. Ook de aanpassing van het formaat naar handzame boekjes pakte goed uit. De boekjes gingen mee de schoorsteen in en werden daar geraadpleegd. De kwaliteit van de metingen werd verbeterd. Het systeem was een hulphond geworden.

Papieren tijgers bij veiligheidsbeheerssystemen

Het verplichte veiligheidsmanagementsysteem (VBS) is een belangrijk sectie van het Besluit Risico Zware Ongevallen: 2015 en bestaat uit 7 onderdelen. Ook hier herken ik de papieren tijgers. Ik kom vaak veiligheidsbeheerssystemen tegen die zijn uitgewerkt in grote dikke boekwerken, opgesteld door externe deskundigen die weinig binding hebben met het betreffende bedrijf. Naast de auteur weet vrijwel niemand iets van de opbouw, de achtergrond en de wet- en regelgeving er achter. Dit is het recept voor een papieren tijger in de kast, wat niet zal bijdragen aan het voorkomen, beheersen en bestrijden van (zware) ongevallen.

De hulphond: een passend systeem

Het VBS moet een hulphond zijn en geen papieren tijger. Maar hoe komen we tot een passend systeem? Volgens mij kan dit bereikt worden door rekening te houden met het type bedrijf, de bedrijfsactiviteit, de bedrijfscultuur, de grootte van het bedrijf en de feitelijke risico’s/gevaren. Zo zal het VBS voor een klein BRZO-bedrijf met een beperkt aantal medewerkers, anders zijn dan die voor een grote chemische fabriek, met vele medewerkers en verschillende processen. Belangrijk hierbij is dat de veiligheidsmanagementdocumentatie (zoals handboek, procedures en/of instructies) goed leesbaar zijn voor wie het bestemd is en niet alleen voor de auteur.

Hulphond of papieren tijger?

Ik ben ingegaan op waarom het systeem een hulphond zou moeten zijn. Maar hoe stel je nu vast of je systeem een hulphond is of een papieren tijger? Dat kan je doen middels een audit, oftewel door in gesprek te gaan met de medewerker. Bijvoorbeeld door vragen te stellen als: geeft het VBS je houvast bij het (veilig) uitvoeren van je werkzaamheden? Wat kan er verbeterd worden? En welke elementen van het VBS zijn zo goed dat iedereen die moet implementeren? Je kunt dit zelf doen of door een externe auditor laten uitvoeren. Het voordeel van een externe auditor is dat de medewerker meer zal loslaten en dus goede input zal geven voor een passend systeem. Ook zal de auditor doorvragen en niets aannemen.

De oplossing

Na deze inventarisatie heeft het bedrijf een beeld of het systeem de gewenste hulphond is of toch die papieren tijger. Als dit laatste het geval is, moet je het systeem gaan aanpassen. In het andere geval kun je wellicht je systeem nog verder verbeteren en toegankelijker maken, door aangedragen verbeterpunten van medewerkers te verwerken in het bestaande systeem. Maar koester ook de dingen die goed gaan en geef de medewerkers hiervoor een compliment. Het verwerken van de input van de medewerkers zal dan leiden tot de gewenste hulphond. Ik pas dit steeds toe en kom samen met het bedrijf tot gedragen veiligheidsmanagementsystemen.

 

Hoe kunnen wij u helpen?

Leg uw vraagstuk voor aan onze experts, wij adviseren graag.

Pieter Luiten
T: +31 62 92 40 87 7
E:pieter.luiten@tauw.com
LinkedIn
Pieter Luiten