Chantal Schrijvers
Al jarenlang werk ik in verschillende projecten en teams als contractmanager of risicomanager. Één van de dingen die me de laatste tijd opvalt, is dat vrijwel iedereen zegt risicogestuurd te werken. Ik twijfel daaraan… is dat écht zo? Hoe kan je het risicobewustzijn en risicovolwassenheid van jezelf, je team of je organisatie toetsen? Inmiddels heb ik ontdekt dat een goede reflectie op verwachtingen, ambities en aannames onmisbaar is. En dat er een flink verschil kan bestaan tussen wat je denkt dat je zélf doet en wat je denkt dat het téam doet.
De Risicoroos als hulpmiddel om risicobewustzijn expliciet en ‘meetbaar’ te maken
Bij één van mijn opdrachtgevers was er het afgelopen half jaar verscherpte aandacht voor risicomanagement. Aanleiding was dat het bewuste team de ambitie heeft om risicogestuurd te werken en behoefte had aan inzicht in haar risicovolwassenheid. Tauw bedacht samen met een samenwerkingspartner een opzet om het actuele risiconiveau en het ambitieniveau in beeld te brengen. Hierbij maakten we gebruik van de ‘Risicoroos’ die in het najaar van 2016 is ontwikkeld binnen het kennisnetwerk RISNET.
We werkten met de vijf stappen die bij de Risicoroos horen:
In drie interactieve sessies en twee plenaire sessies in wisselende samenstelling is gewerkt met verschillende werkvormen. Bij één ‘groot comité’-sessie werd iedereen actief betrokken door plenair prikkelende vragen te stellen, die iedereen met zijn mobieltje kon beantwoorden om zo zijn ‘stem’ te laten horen. Dit leidde tot veel positieve geluiden over de ontwapenende werkvorm en het gevoel van betrokkenheid.
Minder goed werkte de voorbereiding van deelnemers. In één van de sessies is ter discussie gesteld in hoeverre risicobewustzijn nu echt nodig was. Iedereen vertelde vol overtuiging dat ze risicomanagement belangrijk vonden, maar dat de werkdruk te hoog was. Ook kwam naar voren dat iedereen op zijn eigen manier prioriteerde zonder een gezamenlijke lijn. Bijzonder was dat sturing en voorbeeldfunctie ontbraken en dat het teamhoofd zich hiervan pas bewust werd tijdens de sessie.
De sessies gingen niet altijd makkelijk: het team bleek het op een aantal fronten niet eens te zijn over de doelen en werkprocessen en de eigen rol hierin. Het vroeg doorzettingsvermogen: door goed doorvragen en werken met concrete voorbeelden kregen we stap voor stap in beeld (en dankzij de roos ook écht visueel) welke verschillen er nog bestonden tussen de ambitie en de werkelijkheid op risicovolwassenheid van dit team.
Visualisatie: Output Risicoroos met het ambitieniveau en de werkelijkheid voor drie aspecten
Een mooie spiegel
Wat mij opviel is dat medewerkers het gevoel hadden zélf risicogestuurd te werken, maar als team toch niet risicovolwassen zijn. De Risicoroos heeft geholpen om expliciet te maken waar de onderlinge verschillen zitten tussen individuele beelden over risicobewustzijn en -volwassenheid, waardoor het échte gesprek op gang kwam. Pas toen ging het over wat risicomanagement nu eigenlijk inhoudt en hoe je dit vormgeeft. Het vroeg van het team om zich kwetsbaar op te stellen, want het raakte aan vragen als ‘Hoe risicocomplex is ons werk eigenlijk?’ en ‘Is het nodig om deze hoge ambitie te hebben voor risicomanagement?’. Dat raakt aan persoonlijke beleving, professionele overtuigingen en kaders van een organisatie of een project. Daar slaagde dit team in: in interactieve sessies zijn we uitgebreid in gesprek gegaan over die opvattingen. Hierin was goede begeleiding cruciaal: juist om te zorgen dat er ook verschillen mochten zijn en dat ieders standpunt gehoord werd. Het leverde een intensief gesprek op, waarin ieder zijn of haar beelden bij risicomanagement, risico’s en mogelijkheden uitsprak.
Nu is het team aan zet om de stap te maken van werkelijkheid naar ambitie. Het implementeren en cyclisch toepassen is misschien wel het moeilijkste, omdat een team dan daadwerkelijk haar werkproces en gedrag moet veranderen.
Wil je weten wat de toepassingsmogelijkheden zijn voor jouw organisatie of voor jouw project? Neem contact op met chantal.schrijver@tauw.com. Ik vertel je er graag meer over.
Leg uw vraagstuk voor aan onze experts, wij adviseren graag.
