Communicatie is een proces waarbij de zender een boodschap stuurt naar de ontvanger. De ontvanger verwerkt de boodschap en geeft op basis daarvan een reactie. Als mensen met elkaar communiceren, is er sprake van interpersoonlijke communicatie (fysiek, face-to-face) of gemedieerde interpersoonlijke communicatie (met behulp van technologieën). De manier waarop gecommuniceerd wordt, bepaalt of de ontvanger een boodschap goed of verkeerd begrijpt. In een werksituatie kan dat verstrekkende gevolgen hebben. Door inzet van de juiste digitale technologieën kun je je communicatieproces een stuk efficiënter en veiliger maken.
Op de internationale RemTech Expo die van 21 t/m 23 september 2022 plaatsvindt in Ferrara (Italië) gaat Jasper Schmeits verder in op de toepassingen van digitale technologieën aan de hand van voorbeeldprojecten en hoe we de interne en externe communicatie hierover hebbben gefaciliteerd. Zijn presentatie 'Considerations within different digital communication techniques' op 22 september van 17.20-17.35 uur maakt onderdeel uit van de 'Sessie 23 - HRSC, High Resolution Site Characterization'. Iedereen kan (kosteloos) digitaal aansluiten bij de sessie via deze link.
Maandag. Een dag die voor mij, als consultant en innovatiemanager, start met de nodige afspraken: planningsoverleg, weekstart met het datateam, voortgangsoverleggen van verschillende innovatieve projecten … Voor veel collega’s is de maandag echter een dag die start met allerlei uitvoeringswerkzaamheden. Tijdens een van mijn overleggen op de maandagochtend, zie ik dat ik een aantal gemiste oproepen van collega Stijn heb. Opeens schiet het me te binnen: o ja, hij stond op die complexe klus en zou voor mij specifieke diepe boringen zetten! Ik excuseer me tijdens het overleg bij mijn collega’s en bel Stijn snel terug. Hij deelt een stortvloed aan informatie over nummers van peilbuizen en namen van gebouwen. Ik probeer me een beeld te vormen, terwijl Stijn me ondertussen vraagt of het een probleem is als de nieuwe boring iets verderop geplaatst wordt, in verband met de bereikbaarheid van de machine en overlast voor de opdrachtgever. Ik heb de overzichtskaarten niet onmiddellijk paraat, maar iets verderop binnen de stroombaan van de pluim is in principe geen probleem. Dus ik antwoord: “Tuurlijk Stijn, ga je gang. Moet volgens mij geen probleem zijn. Stuur je me nog wel voor de zekerheid wat foto’s?”
Zoals gezegd: de manier van communiceren bepaalt hoe een boodschap ontvangen, verwerkt en begrepen wordt. Zo ook in het verhaal van mij en Stijn. Omdat ik me een grondwaterverontreiniging inbeeldde en Stijn vanuit zijn lokale werkomgeving een toelichting gaf, ontstond een situatie waarin we elkaar verkeerd begrepen. In mijn beleving was ‘iets verderop’ iets anders dan wat Stijn bedoelde. Gelukkig hebben we dit probleem kunnen ondervangen door het versturen van een foto, maar die foto ontving ik pas na de afronding van mijn overleg; toch een moment waarin we onze tijd niet efficiënt hebben benut.
Bovengenoemd voorbeeld staat natuurlijk niet op zichzelf. Communiceren is een vak apart en het gebeurt regelmatig dat informatie anders wordt geïntrepreteerd dan bedoeld. Digitale technologieën kunnen het communicatieproces ondersteunen. Beeldbellen via WhatsApp en teamsen via de veldcomputer zijn inmiddels gebruikelijk, maar ook wearables zoals de Google Glass, de RealWear HMT-1 augmentedrealitybril (AR-bril) en de Microsoft HoloLens winnen terrein. Zelfs geavanceerde statische camerasystemen, die op afstand bestuurbaar zijn, worden in bepaalde situaties ingezet.
De COVID-19-pandemie maakte de inzet en het gebruik van digitale communicatietechnologieën interessanter en noodzakelijker. Digitale vergaderingen – als gevolg van de thuiswerkverplichting – werden gemeengoed en er zijn allerlei hybride werkvormen ontstaan. Ook voor mij is het in korte tijd normaal geworden om mijn werk op afstand te doen. En voorgaande casus heeft mij en mijn collega’s geïnspireerd om onze communicatie verder te optimaliseren door de toepassing van digitale technologieën, ook in het contact met onze externe specialisten in het veld. Hier kan het bijvoorbeeld gaan om toezichtswerkzaamheden tijdens een saneringsproject, om te controleren of de aannemer werkt zoals gepland, de strategie bij te stellen in geval van onverwachte omstandigheden, monsters te nemen in de bouwput en om de veiligheid op de werkplek te controleren.
Als innovatiemanager maak ik de voor- en nadelen van de verschillende digitale communicatiesystemen inzichtelijk. Het is de kunst om de juiste technologie toe te passen voor de specifieke vraag of situatie. Daarbij stel ik niet het systeem centraal, maar de personen binnen het communicatiedoel. Dat doe ik vanuit de volgende vragen:
De keuze voor een bepaalde technologie hangt af van verschillende factoren. Technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat het tegenwoordig mogelijk is om verder te gaan dan puur het uitwisselen van geluids- en beeldmateriaal. Een belangrijke toevoeging is de beleving die je kunt overbrengen. Zo kun je extra ‘lagen’ toevoegen, bijvoorbeeld door de toekomstige situatie over de actuele situatie heen te projecteren. Ook is het mogelijk om vanaf je laptop specifieke locaties aan te wijzen waar een nieuwe boring geplaatst moet worden. In sommige gevallen kan de interactie met de ontvanger nog een stapje verder gaan, in de vorm van een specialist of eindbeoordelaar die ‘ingevlogen’ wordt en voor wie de buitendienstmedewerker zijn of haar lokale handen, voeten, ogen en oren zijn.
Een ander essentieel aspect bij de selectie van een geschikt communicatiemiddel vormt de mate van veiligheid. Videobellen via WhatsApp is bijvoorbeeld een minder veilige keuze voor het overbrengen van de werkomgeving: de medewerker in het veld heeft zijn handen niet vrij en, nog belangrijker, hij heeft vaak niet zijn volle aandacht bij de omgeving. In dit soort situaties geven wij bij TAUW de voorkeur aan geavanceerdere systemen, zoals een AR-bril of HoloLens. Deze kunnen al geïntegreerd worden in een bouwhelm. Dat is veilig voor de zender en bovendien zorgen deze technologieën voor meer beleving bij de ontvanger.
Immers, als Stijn – uit de casus – mij via de AR-bril had gebeld, had hij me makkelijker kunnen meenemen in het proces en hadden we sneller tot een passende locatie kunnen komen.
Het is de kunst om ervoor te zorgen dat onze medewerkers een goed communicatiesysteem tot hun beschikking hebben om hun werk veilig en efficiënt te kunnen uitvoeren. Elke werksituatie is anders en vraagt om bepaalde digitale communciatietechnologie. Wat wel een vast gegeven is, is dat je, om tot de juiste keuze te komen, bij de afweging altijd je medewerker centraal moet stellen!
Leg uw vraagstuk voor aan onze experts, wij adviseren graag.
