Bij de realisatie van grote projecten hebben alle betrokken partijen een gezamenlijk belang: een goed projectresultaat. Daarbij erkennen zij ook het belang van een goede samenwerking; niemand heeft de intentie om dwars te liggen. Echter, de praktijk is weerbarstiger. Projecten lopen anders dan verwacht en voorzien was in het contract. Hoe zorg je er dan voor dat partijen niet tegenover elkaar komen te staan, maar tot constructieve oplossingen komen?
Door de complexiteit van grote inrichtings-, weg- en waterbouwprojecten liggen tegenslagen op de loer. Het is dan zaak om het gezamenlijke doel voor ogen te houden en het gesprek aan te gaan. Hoe? Dat laten we zien aan de hand van een casus uit onze dagelijkse praktijk.
Een opdrachtgever wil een groot, complex en integraal werk laten realiseren. Een werk dat niet alledaags wordt aanbesteed in Nederland. Hij zoekt voor dit werk de specialist in de markt en besluit de inkoopmethode Best Value toe te passen, een vorm van inkopen die de markt prikkelt om de meeste waarde voor de beste prijs te leveren.
Samen met de opdrachtgever stelt Tauw het contract zo op dat het de samenwerking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer optimaal ondersteunt en tegelijkertijd de best toegeruste specialist oplevert bij de aanbesteding. Als contractmanager begeleidt Tauw de aanbesteding volledig en voor de opdrachtgever voelt het alsof hij aan de vooravond staat van een spannend meerjarig avontuur, waarin hij - samen met de op dat moment nog onbekende opdrachtnemer - geschiedenis gaat schrijven.
Uit de aanbestedingsfase komt partij X, bestaande uit twee vennoten, als winnaar uit de bus. In de daaropvolgende concretiseringsfase werken opdrachtgever en opdrachtnemer conform de Best Value methodiek samen om in enkele werksessies de onderbouwing van de aanbieding voor beide partijen volledig helder te krijgen. Partij X laat zien dat hij de aangeboden meerwaarde daadwerkelijk kan realiseren, en dus inderdaad de specialist is waarnaar de opdrachtgever op zoek is. De overeenkomst wordt gesloten, de realisatie van het werk kan beginnen en de aangeboden meerwaarde is onderdeel van de opdracht.
Tijdens de realisatie zijn er soms discussies tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, maar deze worden naar tevredenheid beslecht omdat de partijen een gezamenlijk doel voor ogen hebben en ze verwachtingen steeds bespreekbaar maken. Tauw faciliteert dit proces door beide partijen vooral risicogestuurd en doelgericht te laten handelen.
Maar dan gebeurt er iets wat niemand had verwacht: één van beide vennoten gaat failliet. De overblijver kan de aangeboden meerwaarde niet in z’n eentje waarmaken, maar staat daar contractueel wel voor aan de lat. Stug vasthouden aan de overeenkomst zal voor alle partijen tot een onwenselijke situatie leiden, in het meest ongunstige geval tot een nieuwe aanbesteding. Daarom leggen beide partijen het contract even opzij en gaan met elkaar in gesprek onder begeleiding van twee aanbestedingsjuristen en onze contractmanager.
Op dat moment staat niet de overeenkomst centraal, maar de bedoeling van het werk. De opdrachtgever en de overgebleven vennoot stellen vast dat het werk - zoals het bij aanvang bedoeld was - nog steeds gerealiseerd kan worden, en zijn er samen van overtuigd dat de overeengekomen meerwaarde nog steeds geleverd kan worden. Als laatste heeft de opdrachtgever vastgesteld hoe de overeenkomst op rechtmatige wijze moet worden aangepast aan de nieuwe omstandigheden en afspraken.
Deze casus laat zien dat houding en gedrag in combinatie met technische inhoud, afspraken in contracten en kennis van interactief samenwerken belangrijke succesfactoren zijn om een project in goede banen te leiden. Een (onafhankelijke) samenwerkingsmanager kan hierbij ondersteunen.
Onze risico- en contractmanagers hebben de ‘soft skills’ (relationele vaardigheden) in huis om samenwerking, houding en gedrag binnen projecten bespreekbaar te maken. Benieuwd wat zij binnen uw projecten kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact op met:
Of kijk voor onze expertise op de webpagina Risico’s & Contracten.