We weten het allemaal: als we willen overstappen op duurzame energiebronnen moeten we het stroomnet uitbreiden om de vraag aan te kunnen. De urgentie om te versnellen en op te schalen is hoog en dat vraagt om capaciteit en een lerende sector. Die capaciteit is er niet en dus zijn er innovatieve oplossingen nodig. In zijn grootste aanbesteding voor netuitbreiding tot nu toe heeft netbeheerder Liander een manier gevonden om samen met de markt te versnellen én aan capaciteit te winnen: programmatische inkoop combineren met werken in bouwteams. TAUW en BdB verzorgden de training van de bouwteams in de belangrijke voorbereidende fase.
Door Henberto Remmerts (TAUW), Guido Dekker (BdB) en Leon Benders (Liander).
Liander staat voor de opdracht om het stroomnet snel uit te breiden en geschikt te maken voor de energietransitie. Dit is een enorme opgave waarbij meestal veel capaciteit verloren gaat aan contracteren van aannemers, werkvoorbereiding, betrekken van de omgeving, inkoopcontracten afsluiten en ontwerpen van netuitbreiding.
Liander koos voor een programmatische aanpak om schaalvoordeel te bereiken en bracht een aanbesteding uit verdeeld over twee programma’s met ieder drie percelen, Helix NHN in Noord-Holland en NuGelre in een deel van Gelderland. De percelen bestaan uit verschillende projecten met voor ieder project één bouwteam. In plaats van elk project afzonderlijk aan te besteden en te contracteren, zoals gebruikelijk, sloten Liander en de aannemer een overkoepelende bouwteamovereenkomst af. Daarmee werken ze vanuit een lange termijn partnerschap, waarbij de verschillende projecten in een perceel worden versneld door ze zoveel mogelijk te standaardiseren. Werken vanuit zo’n langetermijnvisie vraagt wel om gedegen begeleiding. Om de goede samenwerking voor de hele contractduur te borgen, besteedde Liander veel aandacht aan de transitiefase naar de start. Als onderdeel daarvan vroeg Liander de onafhankelijk partijen TAUW en BdB om de bouwteams te begeleiden bij het ontwikkelen van een gezamenlijk beeld over samenwerking en dat proces vorm te geven.
Helix NHN
NuGelre
Totaal
De afgelopen decennia is er door de netbeheerders voornamelijk gewerkt met UAV of UAV-GC contracten. De opdrachtgever bereidt een werk voor en op enig moment neemt een marktpartij ‘het over’ en gaat over tot realisatie. Ervaring en onderzoek laten zien dat deze overdracht nog al eens leidt tot faalkosten door missers in de uitvoerbaarheid, informatieoverdracht en verkeerde prikkels in de samenwerking. Een bouwteamovereenkomst kan spanningen of zelfs scheuren in de latere projectfases voorkomen, mits goed opgesteld en georganiseerd. Alle betrokkenen moeten écht willen werken vanuit een gezamenlijke bouwteamgedachte, waarbij iedere deelnemer aan de slag gaat vanuit diens eigen expertise en drive en zo bijdraagt aan de doelen en het gezamenlijke succes van het project.
De voordelen van bouwteams bij programmatisch inkopen in deze aanbesteding zijn duidelijk: samenwerking op de lange termijn biedt schaalvoordeel en stimuleert project-overstijgend leren.
Maar er zijn ook uitdagingen. Ten eerste de hoeveelheid bouwteams. Daarnaast kiest ieder bouwteam zijn eigen aanpak; er is ruimte voor invulling en gesprekken over de samenwerkingsvorm voor de komende zes jaar. Het contract vormt de leidraad want op basis van de bouwteamovereenkomst worden alle andere proces- en samenwerkingsafspraken vastgelegd en deze moeten nagekomen worden. Tijdens de verkennende fase maakt ieder bouwteam fundamentele keuzes die bepalend zijn voor het verdere verloop. Aan TAUW en BdB de taak om met de bouwteams tot een gezamenlijke mindset te komen.
Tijdens de transitiefase van zes weken stond het leren kennen van elkaar centraal. Met behulp van een coach hebben bouwteamleden stappen gezet in afspraken over de samenwerking en hebben ze onder begeleiding van BdB en TAUW zich de contractuele en proceskant van bouwteams eigen gemaakt. In bouwteams werkt iedere deelnemer vanuit zijn eigen expertise en draagt bij aan het gezamenlijk einddoel. Een goede klik tussen de deelnemers is een goed begin, maar succesvolle samenwerking gaat niet vanzelf. Opdrachtgever en opdrachtnemer werken immers samen in een bouwteam. Daarom is essentieel dat alle leden op de hoogte zijn van elkaars expertise en specifieke inbreng en dat de verwachtingen over ieders bijdrage en manier van samenwerking duidelijk zijn.
In de transitiefase hebben TAUW en BdB eerst het contract, de doelen en verantwoordelijkheden besproken. Het blijkt dat we vaak op basis van aannames over de invulling werken. Maar wat bedoelt de één precies met een formulering en hoe vat de ander die op? Deelnemers gaan met die vragen aan de slag en ze worden met verschillende werkvormen aangemoedigd tot eigen inbreng en reflectie. Bijvoorbeeld de oefening waarin Liander en de aannemer ieder de opdracht kregen hun beeld van de ideale perceelorganisatie uit te tekenen op basis van het contract. Daar kwamen twee heel verschillende perspectieven uit. Dat vormde een mooie aanleiding tot verdere gesprekken waarin de twee perspectieven samengebracht werden. In deze fase zijn de samenwerkingsafspraken dan ook belangrijker dan de technische afspraken. We kijken vooral naar de onderwerpen die in praktijk het meest moeizaam gaan. De verschillen die dan aan het licht komen, pakken we op en bespreken we.
"Samenwerking bestaat voor 20% uit structuur en wordt voor 80% bepaald door de menselijke factor. Dus het is belangrijk om elkaar te leren kennen en begrijpen en inzicht te krijgen in elkaars handelen, rol en expertise. We hoeven het niet altijd met elkaar eens te zijn, maar inzicht voorkomt irritaties en zorgt dat de gezamenlijke belangen voorop blijven staan." - Guido Dekker (BdB)
In de tweede fase van de training gaan de deelnemers in gesprek over het bouwteamproces. Met elkaar definiëren we de hoofdstappen en identificeren mogelijkheden om te versnellen. Daarnaast bespreken we hoe we grip kunnen houden op de gemaakte afspraken, deze monitoren en toetsen, en hoe we elkaar scherp houden. We stellen vragen als: wat is jouw beeld over deze stap in het proces en wat is de mijne? Hoe verhoudt zich dat? Het perceel geeft naar eigen inzicht en afwegingen vorm aan het perceelmanagementplan. De bouwteams ontwikkelen en definiëren daarvoor hun eigen samenwerkingsvorm en overeenkomst. Het ene team stuurt meer op projecten, het ander op risico. Daar is ruimte voor, maar vereist wel management op de juiste randvoorwaarden.
"In de training hebben we een start gemaakt met het beheersen van de belangrijkste risico’s, bijvoorbeeld bij de overdracht van engineering naar de uitvoeringsfase. In een bouwteamaanpak komt de uitvoerder aan tafel in de ontwerpfase en de ontwerper helpt tijdens de werkvoorbereiding. Het informatierisico, dat in de bouw nog altijd significant is, kunnen we dankzij bouwteams goed beheersen." - Henberto Remmerts (TAUW)
De transitiefase is nu doorlopen en Liander is gestart met het werk. Wat heeft de bouwteambegeleiding van BdB en TAUW opgeleverd?
"De begeleiding door TAUW en BdB zorgt ervoor dat lastige knelpunten en onduidelijkheden in de samenwerking benoemd en opgelost worden. Door deze punten in een vroeg stadium aan te pakken en niet vooruit te schuiven, versnelt de teamontwikkeling. De focus in de bouwteams ligt daarna op de projecten. Er zijn minder discussies en meningsverschillen over de werkwijze en het proces in een later stadium. Als die gedurende de uitvoering pas boven tafel zouden komen is dat meestal in een kritieke fase wanneer de tijdsdruk groot is en de gemoederen hoog oplopen. Dat leidt meestal niet tot een bevredigende oplossing. Deze aanpak van bouwteambegeleiding ondervangt dat risico." - Leon Benders (Liander)
De programmatische aanpak van Liander en voorbereiding op het werken in bouwteams heeft geleid tot een interessant traject, waarbij TAUW en BdB voor het eerst als trainersteam samen optrokken. Welke inzichten hebben zij bij dit bijzondere traject opgedaan? Hieronder delen zij de 5 succesfactoren en onderliggende topics om mee te nemen in toekomstige programma’s en bouwteam samenwerkingen.
1) Iedere Bouwteam samenwerking is uniek, dus start met het werken aan gezamenlijk beeld over de essentie van het contract en wat dat specifiek voor de samenwerking betekent.
2) Samenwerken in een bouwteam vraagt om heldere afspraken, maar vooral ook een verandering van mindset naar elkaar
3) Versnellen in programma’s vraagt om intensieve afstemming en van elkaar leren
4) Gedurende de contractduur nemen aannemers geleidelijk meer activiteiten en verantwoordelijkheden over van Liander. Dit ‘schuiven in de keten’ vraagt om toekomstbestendig veranderen
5) Een lange termijn programma vraagt om regelmatig APK-onderhoud op de contract- en samenwerkingsafspraken
De samenwerking tussen advies- en ingenieursbureau TAUW en organisatieontwikkelbedrijf BdB leverde waardevolle inzichten en resultaten. De expertise van TAUW op het gebied van bouwteamovereenkomsten en aanbestedingen en de kennis van organisatieontwikkeling van BdB is een krachtige combinatie. Dat maakt – ook in ons trainersteam – een mooie, complementaire bouwteam-samenwerking mogelijk.
Henberto Remmerts, senior consultant inkoopadvies & contractmanagement TAUW Guido Dekker, organisatieontwikkelaar en samenwerkingscoach Leon Benders, programmamanager Liander
Met speciale dank aan: Taco Verkerk – Adviseur TAUW en Adriaan van’t Land – Organisatieontwikkelaar BdB
Leg uw vraagstuk voor aan onze experts, wij adviseren graag.
