Aanbestedingsadvies, -begeleiding en contractvorming voor busremises in Friesland

De opgave

Provincie Fryslân faciliteert openbaar vervoer en de bijbehorende infrastructuur binnen de provincie, met een nadrukkelijke ambitie voor zero-emissie busvervoer. Om dit mogelijk te maken worden negen nieuwe busremises gerealiseerd. De provincie had behoefte aan een passende contract- en aanbestedingsstrategie, heldere aanbestedings- en contractdocumenten en deskundige begeleiding van zowel de selectie- als de inschrijvingsfase.

De oplossing

TAUW ondersteunde Provincie Fryslân integraal bij de voorbereiding en begeleiding van de aanbesteding. De werkzaamheden bestonden uit:

• Onderzoek naar de best passende contractvorm, inclusief een multi-criteria-analyse en contractafwegingsessie
• Uitvoering van een marktverkenning en marktconsultatie, inclusief één-op-één gesprekken
• Vaststelling van de duurzaamheidsambitie met een Ambitiewebsessie en vertaling naar de gunningscriteria
• Uitwerking van de scope met baselines per locatie in een demarcatiematrix
• Opstellen van een Raamovereenkomst Bouwteam op basis van model DG2025, inclusief formats voor nadere overeenkomsten op basis van UAV-GC 2025 en het opstellen van herzieningsclausules
• Opstellen van de selectie- en inschrijvingsleidraad, begeleiding van de opdrachtgever tijdens de selectiefase en inschrijvingsfase, en het begeleiden van het beoordelings- en gunningsproces
• Projectbeheersing met RISMAN-risicomanagement, twee risicosessies, planning, voortgangsoverleggen en voortgangsrapportages.

TAUW bracht hierbij aanbestedingsadvies, contractvorming, duurzaamheid, risicomanagement en procesbegeleiding samen in één aanpak.

Het resultaat

Na afronding van de werkzaamheden van TAUW heeft Provincie Fryslân een geschikte partner met de juiste kennis en kunde gecontracteerd om de busremises te realiseren. Daarnaast beschikt Provincie Fryslân over een onderbouwde contractfilosofie en een complete set contractdocumenten voor de samenwerking in bouwteamverband tijdens de realisatiefase van de busremises.

TAUW leverde onder meer het contractadvies, de raamovereenkomst voor het bouwteam, formats UAV-GC voor nadere overeenkomsten, marktconsultatierapportages, locatiebaselines en een demarcatiematrix. Daarnaast ontzorgde TAUW de provincie gedurende de hele aanbesteding. TAUW stelde hiervoor de selectie- en inschrijvingsleidraad, nota’s van inlichtingen en het gemotiveerde gunningsbesluit op. Daarmee kon Provincie Fryslân de vervolgstap zetten naar contractering en realisatie van de busremises.

Het onderscheidende aan deze aanbestedingswijze is dat Provincie Fryslân het ontwerp en de realisatie van negen busremises niet als afzonderlijke projecten, maar als één samenhangend programma heeft aanbesteed via een raamovereenkomst. Binnen deze raamovereenkomst werken de provincie en de aannemer in bouwteamverband toe naar op maat gemaakte nadere overeenkomsten voor iedere locatie van een busremise.

Deze programmatische benadering combineert uniformiteit met maatwerk. De raamovereenkomst biedt één gezamenlijke basis voor proces, samenwerking en contractvorming, terwijl per locatie rekening kan worden gehouden met de specifieke opgave en omstandigheden. Hierdoor worden de samenhang en integraliteit tussen de verschillende busremises geborgd, kunnen kennis en ervaringen tussen locaties worden uitgewisseld en benut, en hoeft niet voor iedere busremise opnieuw een volledige aanbestedingsprocedure te worden doorlopen.

Dit verlaagt de transactiekosten, maakt de doorlooptijd van 2,5 jaar ontwerp en realisatie mogelijk, stelt de aannemer in staat om het lerend vermogen te verbeteren en duurzaamheidskansen beter tot uiting te laten komen.

“De evaluatie kan in 5 minuten, ik ben dik tevreden en alles is goed verlopen, de stukken waren van hoge kwaliteit.”​ - Hans van Breeden, projectleider Provincie Fryslân