Digitale coaching van interne auditoren bij Gate terminal

Opdrachtomschrijving

Gate terminal B.V. (hierna Gate) wil haar HSSEQ continu verbeteren. Het uitvoeren van interne audits is hierin een essentieel proces. om de interne audits meer onderdeel te laten worden van de dagelijkse bedrijfsvoering, wil Gate dit proces laten uitvoeren door operationele medewerkers. Op deze manier worden de medewerkers zich meer bewust van wat er komt kijken bij het verbeteren van HSSEQ prestaties. Praktijkgeoriënteerde auditbevindingen zijn een bijkomend voordeel waar direct actie op ondernomen kan worden.

Een groep operationele medewerkers, met beperkte kennis en ervaring met interne audits, heeft zich vrijwillig aangemeld om de interne audits op te pakken. Hiertoe heeft Gate, TAUW gevraagd te adviseren bij het opnieuw in kaart brengen van het interne auditproces en het trainen van de nieuwe interne auditoren. 

Gate terminal is gecertificeerd op basis van de ISO 14001 (milieumanagement) en vanwege de hoeveelheid LNG voldoet Gate aan de BRZO-2015 door de implementatie van de NTA 8620 (veiligheid).

Samenwerking tijdens het project

Tijdens het hele traject was er continu afstemming tussen de wensen van Gate en de mogelijkheden om hier vorm aan te geven. De doorlopen stappen zijn door Gate - en met de deskundigheid van TAUW - vormgegeven en uitgevoerd

• Opnieuw vaststellen van het auditproces.
• Aanpassen van het auditformulier.
• Opstellen van een auditplanning met voorbeeld auditvragen.
• Verzorgen van een theoretische audittraining (digitaal).
• Geven van een training, over hoe het auditproces bij Gate verloopt (digitaal) en wat de interne auditoren te doen staat.
• Individueel voorbereiden van alle deelnemers op de eerste audit en het bespreken van hun persoonlijke leerdoelen.
• Het on-the-job coachen van deelnemers tijdens hun eerste audit (op afstand). Hierbij kregen deelnemers direct deskundige feedback over hun leerdoelen en het functioneren tijdens de audit.

Dolf Heijmans, HSSEQ advisor:

“ De praktijk heeft ons geleerd dat on-the-job coaching op afstand heel goed werkt. Dat kan alleen maar door open en eerlijk te zijn naar elkaar over de aanpak”,  aldus Dolf Heijmans, HSSEQ advisor.

Resultaat

Dit project heeft ervoor gezorgd dat de interne audits binnen Gate een boost hebben gekregen. Een team met interne auditoren is nu sterk gemotiveerd om op deze manier een steentje bij te dragen aan de continue verbeteringen op het gebied van HSSEQ.

We hebben voordelen ontdekt die digitaal coachen heeft ten opzichten van de traditionele aanpak. Zo brengt coaching op afstand flexibiliteit met zich mee en geeft het deelnemers een vrij gevoel. Het is alsof men de audit alleen doet, maar met de wetenschap dat wij hen bijstaan. Tot slot is feedback geven laagdrempeliger, omdat de coach zich kan focussen op de inhoud.

Een van de deelnemers:

“Ik dacht dat ik het niet zou kunnen, maar door deze persoonlijke coaching ben ik zelfverzekerd om interne audits uit te voeren”