TAUW staat dit jaar stil bij twintig jaar inkoopadvies en contractmanagement. Een mooie mijlpaal waar we trots op zijn. Al die tijd ondersteunen wij (publieke) opdrachtgevers en marktpartijen bij het opstellen van contracten, hun inkoop- en aanbestedingstrajecten en de contractbeheersing. Vorm en inhoud verschilden door de jaren heen. In een blogreeks kijken we terug op die ontwikkeling en delen we de belangrijkste lessen voor de toekomst. Deze keer:
Zoals we in de eerste blog over de doorbraak (en ontwikkeling) van UAV-GC al schreven, beseften opdrachtgevers aan het begin van deze eeuw dat het niet meer gepast was om opdrachtnemers allerlei zaken ‘koud’ op te leggen. In plaats daarvan moest er veel meer met de markt samengewerkt worden, werden verantwoordelijkheden anders en contracten groter, maar daarmee ook formeler en meer juridisch. Het zorgde wel voor wat hoofdbrekens, want hoe zorg je als opdrachtgever dan voor kwaliteitsborging? In simpel Nederlands: hoe houd je dan de vinger aan de pols?
Directievoering en toezicht vanaf de bouwplaats waren niet meer afdoende. Toezicht moest verder gaan dan alleen de techniek. Ook processen dienden tegen het licht gehouden te worden. Dat vroeg om een andere vorm van contractmanagement. Rijkswaterstaat ontwikkelde hiervoor – in lijn met de manier waarop de verantwoordelijkheden binnen de UAV-GC waren belegd – een methodiek: Systeemgerichte Contractbeheersing, ofwel SCB. De opdrachtgever houdt in deze methodiek op afstand controle en toezicht op het werk dat de opdrachtnemer uitvoert en toetst zo of en hoe de opdrachtnemer zelf vaststelt of hij voldoet aan de eisen in de overeenkomst.
Het kwaliteitssysteem van ISO 9001 gaf de kaders van deze externe kwaliteitsborging verder vorm. De belangrijkste spelregel hierbij werd: schrijf op wat je doet en doe wat je opgeschreven hebt. Als je het op deze manier insteekt, kijk je als opdrachtgever vooral hoe de opdrachtnemer dat proces inregelt en in veel mindere mate naar wat daar dan uitkomt. Daarmee was Systeemgerichte Contractbeheersing geboren. Je vertrouwt op het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer en stuurt veel minder op zelf bedachte output.
Omdat deze methode zo goed aansluit op UAV-GC hebben wij SCB bij TAUW rond 2008 omarmd. Het was destijds een behoorlijk nieuwe vorm van contractbeheersing. We kregen het dusdanig goed in de vingers dat we het vanaf 2012 als volwassen product zijn gaan uitrollen en nog altijd passen wij het toe bij de beheersing van ‘onze’ UAV-GC contracten. Formeel heet het nog steeds SCB, maar omdat het zich behoorlijk heeft doorontwikkeld spreken wij liever van ‘Contractbeheersing op maat’. Dat dekt wat ons betreft de lading beter.
Het blijft een samenspel tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De kunst is om binnen de spelregels te blijven die er zijn en de verantwoordelijkheden te laten waar ze horen. Want als het echt mis gaat, is en blijft het contract leidend. De afgelopen jaren heeft TAUW het tot een ware kunst verheven om het contract echt als middel te zien en niet als doel op zich. Juridische context, menselijke maat, technische inhoud en oog voor omgeving en projectdoel staan voor de TAUW’ers daarbij altijd naast elkaar. De uitvoering vindt plaats in een volledig op elkaar ingespeeld team. Contractbeheersing op maat betekent voor TAUW naadloos kunnen schakelen tussen bijvoorbeeld een systeemaudit, toezicht houden op de correcte sanering van asbest, het opstellen van een juridische advies met betrekking tot contractwijzigingen en begeleiden van de samenwerking tussen aannemer en opdrachtgever. Naast deze inhoud en de procedures heeft TAUW de afgelopen jaren tevens haar bijdrage geleverd om ook de relatie onderdeel te laten zijn van de contractbeheersing. Dat is soms een balanceeroefening, maar wij zorgen ervoor dat er niemand van het koord af valt.
In de volgende blog in deze reeks maken we weer een sprongetje van ongeveer vijf jaar en komt de opkomst van Systems Engineering en Risicomanagement 2.0 aan bod.
Leg uw vraagstuk voor aan onze experts, wij adviseren graag.
